Самоизоляция: опыт компании transvertum

Пандемия оставила след на всех бизнесах без исключения. Многие компании на время самоизоляции полностью приостановили деятельность, потому что не имеют возможности перевести рабочие процессы в онлайн, часть компаний перешли в онлайн, отказавшись от работы в офисе, в некоторые компании и вовсе работали в безофисном режиме, и для них ничего в рабочих процессах не поменялось.

В этой статье мы расскажем, как мы подготовились к самоизоляции, и что могли бы порекомендовать бизнесам и отдельным сотрудникам, которые работают из дома.

Компании, связанные с переводческой отраслью, в большинстве случаев отличаются дистанционным взаимодействием с заказчиком и дистанционным взаимодействием с сотрудниками. Процесс оформления заказа в компании проходит через Интернет, будь это письмо на электронный адрес, заявка через личный кабинет или выбор продукта на сайте. Физическое взаимодействие с клиентом проходит на этапе подписания договора и получения нотариально заверенных документов, но и эти задачи можно решить путем привлечения курьерской службы. Большинство сотрудников переводческой компании – внештатные переводчики, которые работают удаленно в домашних условиях. Специфика работы организации уже предрасполагает к дистанционным решениям и домашней работе.

Как в таком случае перестроить внутренние процессы, чтобы самоизоляция не сказалась отрицательно на работе компании и производительности отдельных сотрудников?

Нужно отметить, что мы были фактически готовы к режиму самоизоляции. На это указывало несколько важных решений, которые мы ввели до кризиса.

1. Все штатные сотрудники компании имеют возможность по личным причинам и в виде исключения не ехать в офис, а работать из дома. У всех сотрудников заблаговременно были оборудованы рабочие места, установлено необходимое для работы ПО, настроены доступы к ключевым ресурсам и базам данных. Сотрудник мог работать без снижения эффективности из дома, также мы настроили удаленный доступ к рабочим компьютерам с помощью специализированного ПО.
2. Вся серверная структура и базы данных компании были заранее продублированы закрытыми облачными системами, которые обеспечивают непрерывное функционирование компании в условиях отключения электроэнергии в офисе, потери физического доступа к серверному компьютеру и прочих неблагоприятных сценариев.
3. Рабочие процессы в компании выстроены таким образом, что все значимые действия сотрудников фиксируются в CRM и TMS системах, а доступ к ним можно настроить с любого домашнего компьютера.

Фактически мы были полностью готовы к продолжению работы из дома, в техническом плане, еще до ввода режима самоизоляции. Нам осталось урегулировать важные вопросы коммуникации внутри штата, которые при наличии офиса решаются элементарно из-за того, что все сотрудники находятся в общем пространстве.

1. Прежде всего, мы ввели практику регулярных ежедневных видеоконференций с использованием платформы Zoom. Как всей компанией, так и по отделам. В живом голосовом общении быстрее решаются вопросы, которые сложно решить перепиской, а регулярные видеочаты могут стать элементом ежедневного и долгосрочного планирования задач компании. Этим же способом мы помогаем сотрудникам-экстравертам с удовлетворением потребности в общении. В итоге мы даже повысили прозрачность и результативность работы сотрудников по сравнению с офисным вариантом работы. Замечаем, что начали больше и чаще общаться между собой, чем когда находились в одном помещении.
2. В условиях ожидаемого снижения оборота компании мы стали больше времени уделять планированию на будущее, разработке новых продуктов и образованию. Сотрудники стали чаще посещать отраслевые и общедоступные вебинары, стали участвовать в тестировании новых или малоиспользуемых технологий, стали чаще собираться для обсуждения передовых тенденций в отрасли. И все это не выходя из дома.

На этом наш опыт не заканчивается. У нас есть рекомендации и для специалистов, которые помогут пройти через кризисную ситуацию в бодром настроении и вернуться к норме после того, как кризис минует.

1. Если вы работали из офиса, а потом перешли на работу домой, постарайтесь максимально сохранить свой режим дня. Просыпайтесь в то же время, поддерживайте график питания, не отказывайтесь от гигиенических процедур, которые вы выполняете перед выходом на работу. В ваши рабочие часы меняйте домашнюю одежду на рабочую.  Не забывайте, что на вас будут смотреть коллеги во время регулярных видеочатов.
2. Занимайтесь спортом. Да, в условиях карантина закрыты фитнес-центры и ограничено передвижение по улице, но это не помеха регулярным тренировкам дома с гантелями и эспандером и ежедневным утренним зарядкам. Особенно с учетом освободившегося времени на дорогу до офиса.
3. Оборудуйте ваше место дома так, чтобы оно напоминало вам рабочее место. Рабочее место должно быть чистым и организованным, без обилия посторонних предметов, оно должно быть полностью функциональным и отвечать вашим производственным потребностям.
4. Используйте освободившееся время с отдачей. Начните изучать новый язык, прочитайте книгу, займитесь самообразованием. Сумейте превратить кризисную ситуацию в возможность для реализации желаний и стремлений, которой у вас не было до кризиса.

Если вы правильно приспособитесь к режиму самоизоляции и сумеете извлечь из него для себя пользу, для вас не только пятницы и понедельники будут отличаться от выходных дней, но и после выхода из кризиса вы будете чувствовать, что не потеряли, а приобрели.